Para muchas empresas rusas, desde pequeñas hasta grandes corporaciones, el sistema “1С:Предприятие” es una herramienta clave para automatizar la contabilidad, la gestión, el personal y el almacén. Pero cuando llega el momento de implementarlo, una de las primeras y principales preguntas que se plantea el empresario es: ¿comprar la licencia de 1С o tomarla en alquiler? Esta decisión afectará significativamente sus costes iniciales, gastos mensuales, la flexibilidad y el grado de su responsabilidad sobre la infraestructura de TI.

¿Qué es 1С y por qué es importante?

“1С:Предприятие” es una plataforma universal para la automatización de procesos empresariales. Sobre su base se han creado diversas configuraciones (por ejemplo, “1С:Бухгалтерия”, “1С:Управление торговлей”, “1С:Зарплата и управление персоналом”), que cubren prácticamente todas las necesidades de contabilidad y gestión en una empresa. La elección correcta de la forma de uso no es solo una cuestión de dinero, sino también de la eficiencia del funcionamiento de su negocio a largo plazo.

Opción 1: Compra de la licencia 1С (On-Premise / Compramos y poseemos)

En este caso usted adquiere licencias perpetuas para la plataforma 1С y las configuraciones que necesite. El programa se instala en su propio ordenador o servidor.

Ventajas:

• Control total: Usted es propietario del software. Esto le da la máxima libertad para la personalización, las modificaciones y las integraciones según las necesidades únicas de su negocio.
• Ausencia de pagos mensuales por el software: Tras la compra inicial no paga una tarifa de suscripción por el uso del programa. (Sin embargo, habrá que pagar la suscripción ИТС para recibir actualizaciones).
• Independencia del proveedor: Sus datos y su trabajo no dependen de un servicio en la nube de terceros. Toda la infraestructura está bajo su control.
• Uso perpetuo: La licencia comprada permanece con usted para siempre (para la versión de la plataforma que adquirió).

Desventajas:

• Altos costes iniciales: El coste de comprar licencias para la plataforma 1С y las configuraciones puede ser significativo, especialmente para versiones multiusuario. A esto a menudo se suman gastos por la compra de un servidor.
• Necesidad de infraestructura TI propia: Necesita un ordenador potente o un servidor propio, así como el software correspondiente (sistema operativo, SGBD).
• Responsabilidad total por el mantenimiento: Todas las tareas de instalación, configuración, actualización del programa, creación de copias de seguridad, seguridad y mantenimiento del hardware recaen sobre usted o su equipo de TI.
• Se requieren competencias de TI: Para un funcionamiento estable y la resolución de posibles problemas se necesitan especialistas cualificados (personal interno o contratistas externos).

A quién le conviene:

La compra de la licencia es la elección para empresas medianas y grandes con procesos de negocio profundos y únicos que requieren personalizaciones constantes de 1С, así como para compañías que cuentan con su propio equipo de TI o están dispuestas a contratar contratistas cualificados para el mantenimiento de la infraestructura.

Opción 2: Alquiler de 1С (SaaS / Nube / 1С:Фреш, Scloud)

En este caso no compra el programa, sino que paga una tarifa mensual o anual por el uso de 1С, que está alojado en los servidores del proveedor de servicios en la nube.

Ventajas:

• Bajos costes iniciales: No necesita comprar costosas licencias de 1С ni equipamiento de servidor. Paga una pequeña cantidad por mes de uso.
• Gastos mensuales previsibles: Los costes de 1С se convierten en gastos operativos, lo que facilita la planificación del presupuesto.
• Acceso desde cualquier lugar del mundo: Para trabajar solo necesita internet y un navegador web o el cliente ligero de 1С. Se puede trabajar desde la oficina, casa o durante viajes de trabajo.
• Sin preocuparse por la infraestructura: Las actualizaciones del programa, las copias de seguridad, el mantenimiento de servidores y su seguridad son responsabilidad del proveedor.
• Inicio rápido: Puede empezar a trabajar con 1С en cuestión de minutos tras registrarse.
• Escalabilidad: Es fácil aumentar o disminuir el número de usuarios o el volumen de almacenamiento a medida que crece su negocio.

Desventajas:

• Pagos mensuales continuos: A largo plazo, la suma total de los pagos puede superar el coste de comprar licencias, especialmente para un gran número de usuarios.
• Dependencia del proveedor: Usted depende completamente de la fiabilidad y la calidad de los servicios de su proveedor en la nube. En caso de fallos o cambios en la política, puede verse limitado en sus acciones.
• Capacidades de personalización limitadas: Dependiendo del proveedor y la tarifa elegida, las posibilidades de realizar desarrollos y ajustes específicos pueden ser limitadas. Las configuraciones estándar funcionan bien, pero los cambios complejos requerirán acuerdos o pueden ser imposibles.
• Cuestiones de confidencialidad de datos: Sus datos se almacenan en los servidores de una empresa externa. Es importante elegir proveedores confiables que cumplan con la ley 152-ФЗ.

A quién le conviene:

El alquiler de 1С es la opción ideal para pequeñas y medianas empresas, startups y empresarios individuales que quieren comenzar rápidamente, minimizar la inversión inicial en TI y no ocuparse del mantenimiento técnico. También es una excelente opción para equipos que trabajan de forma remota o desde diferentes oficinas.

Conclusión: ¿Cómo elegir?

La elección entre comprar y alquilar 1С depende de varios factores:

• Su presupuesto: ¿Está dispuesto a realizar altas inversiones iniciales o prefiere pagar por suscripción?
• Tamaño y dinámica del negocio: ¿Necesita una personalización profunda o es suficiente la funcionalidad estándar? ¿Qué tan rápido planea crecer?
• Disponibilidad de recursos de TI: ¿Cuenta con especialistas de TI propios que puedan mantener 1С y los servidores?
• Requisitos de seguridad y confidencialidad: ¿Qué tan crítico es para usted poseer completamente los datos y la infraestructura?

Pese cuidadosamente estos aspectos antes de tomar la decisión final. En el siguiente artículo analizaremos en detalle dónde exactamente se puede alojar 1С: localmente, en su propio servidor o en la nube del proveedor.